• Student Affairs
  • Grants and Awards
  • Student Affairs
  • Grants and Awards
  • Perencanaan MBTI Faculty Company Visit 2013 (behind the scene)

    Pertama kali menerima tugas (limpahan) untuk mengatur event MBTI Faculty Company Visit 2013, saya merasa biasa saja. Pekerjaan yang terbayang untuk dilakukan adalah mencari, menghubungi, dan mengonfirmasi perusahaan yang akan dikunjungi, vendor transportasi, vendor konsumsi, hotel serta mengkoordinasikan peserta. So simple, I guess. Event kunjungan dosen Prodi MBTI ke perusahaan di industri terkait yang rutin diadakan setiap tahun ini biasanya berlangsung 2 hari. Mengingat penyelenggaraan tahun lalu adalah mengunjungi 4 perusahaan, tahun ini pun diusahakan sama namun lebih disesuaikan dengan 4 konsentrasi yang ada di Prodi MBTI.

    Langkah paling cepat yang harus segera dilakukan adalah menghubungi sebanyak mungkin perusahaan terkait yang ingin dikunjungi. Semua contact list di ponsel, email, messenger, dan buku kartu nama dikerahkan dan diamati potensinya. Yang paling saya cari adalah alamat email karena dirasa paling efektif untuk dipakai mengirimkan permohonan kunjungan dengan detail. Dalam satu bulan perencanaan tersebut (Desember 2012) saya menargetkan harus bisa menghubungi 20 perusahaan/instansi. Alhamdulillah bisa mengirimkan sampai 23 email dan yang merespon ada 8 perusahaan. Prinsip saya adalah “lemparkan kail sebanyak-banyaknya pasti ada sedikit yang nyangkut”. Sambil intensif menghubungi perusahaan, saya juga melakukan kontak untuk memastikan bis, konsumsi, dan hotel. Mengontak bis, konsumsi, dan hotel bisa dilakukan mengingat tanggal event sudah dipastikan yaitu 21 – 22 Januari 2013. Tepat setelah berakhirnya UAS semester ganjil TA 2012-2013.

    Ternyata meskipun mendapat respon dari 8 perusahaan yang berhasil di email, prosesnya tidak semua berjalan mulus menuju pernyataan kesediaan. Ada yang beberapa jam setelah dikirim email langsung merespon, namun dalam waktu 2 minggu setelah waktu yang dijanjikan ternyata tidak kunjung muncul emailnya. Ada yang intensif memberikan update, bahkan cenderung contact person perusahaan tersebut seperti memberikan laporan kepada saya sebagaimana kepada boss-nya. Hehehe.. Mekipun demikian, sampai akhir Desember 2012 saya ternyata baru mendapat 2 confirmation letter. Akhirnya setelah menunggu dengan harap-harap cemas, H-7 didapatlah 3 confirmation letter tambahan. Saya mendapatkan Microsoft Indonesia sebagai perusahaan yang dikunjungi dari sisi Kosentrasi Informatika (berkat hubungan Mr Ilham Perdana dengan Microsoft Indonesia sebelumnya). Kemudian Indosat dari sisi Konsentrasi Telco, Metro TV dari sisi Konsentrasi Media, KapanLagi.Com dari sisi Konsentrasi Konten, dan ANTV dari sisi konsentrasi Media.

    Untuk akomodasi, yang paling susah adalah memastikan jumlah peserta yang akan ikut. Bahkan hal inilah yang super susah. Mengapa demikian? Karena jika salah menentukan jumlah peserta, akan langsung berdampak kepada biaya. Ternyata benar adanya yang terjadi. Jika merujuk pada daftar dosen, yang tercantum adalah 54 orang sehingga awalnya diputuskan kuota sejumlah 50 orang. Namun setelah melihat data pendaftar sampai 20 Desember 2012 yang tercatat baru 24 orang, kuota diturunkan menjadi 40 orang. Setelah kembali mengirimkan email kepada calon peserta untuk memastikan keberangkatan mereka, tanggal 11 Januari 2013 tercatat 34 orang yang menyatakan siap berangkat. Pada tanggal inilah kemudian dipastikan dan sekaligus dilakukan pembayaran kepada pihak biro perjalanan untuk jumlah peserta sebanyak 38 orang. Sengaja ditambahkan cadangan 4 pax (10% dari yang confirm) sebagai jaga-jaga (thanks to Rina untuk pengadministrasian dan pengurusan keuangannya). Dalam hal ini, saya berandai-andai kalau saja ada aturan yang bisa memaksa peserta untuk memastikan keberangkatannya dan akan dikenai hukuman keras jika terjadi ketidaksesuaian. Hahaha…

    Memasuki Januari 2013 yang selain disibukkan dengan memastikan UAS semester ganjil TA 2012-2013 berjalan lancar, juga adanya kegiatan pengisian dokumen akreditasi Prodi MBTI yang harus segera dikirim. Dua hal tersebut lumayan agak membuat tegang ketika ditambah masih adanya yang belum pasti untuk event kunjungan ini. Terbukti tepat 4 hari sebelum keberangkatan banjir besar terjadi di Jakarta, lokasi dimana kunjungan terhadap 5 perusahaan yang sudah confirm akan dilakukan. Ketegangan makin diperparah oleh banyaknya pertanyaan dan kekhawatiran dari calon peserta terkait kepastian kunjungan. Hal ini sangat dimaklumi mengingat banjir Jakarta yang terus-menerus diberitakan di berbagai media.

    Namun saya merasa, inilah saatnya menguji insting kewirausahaan yang biasanya saya ajarkan kepada mahasiswa di kelas Kewirausahaan. Mengingat persiapan yang menurut saya sudah matang, bahkan sudah membayar pula semua biaya yang disyaratkan oleh biro perjalanan, show must go on. Saya coba mencari data dan akhirnya mendapatkan info bahwa selama 5 tahun terakhir banjir Jakarta surut dalam 3 hari. Saya juga coba kembali memastikan ke pihak perusahaan dan biro perjalanan terkait kondisi terkini sampai hari kerja terakhir sebelum keberangkatan (Jumat, 18 Januari 2013). Hasil konfirmasi hanya menghasilkan 1 perusahaan yang membatalkan menerima kunjungan kami yaitu Indosat. Ga masalah menurut saya, toh target awalnya hanya 4 perusahaan. Akhirnya 21 Januari 2013 event kunjungan terselenggara dan kami berangkat dari kampus selatan IMTelkom pada pukul 06.00.

    Image

    Leave a Reply